CÂMARA MUNICIPAL DE ALVORADA

GABINETE DA PRESIDÊNCIA

Despacho ID DOC despacho/2025/0829000001

Assunto: Solicitação de adequação temporária da forma de execução contratual – Contrato nº 021/2025
Interessado: JONAS DA SILVA SOUSA FILHO – MEI
Processo Administrativo: DD/2025.017-CMA
Contratante: Câmara Municipal de Alvorada – TO

1. RELATO DOS FATOS

A Câmara Municipal de Alvorada celebrou, em 15 de agosto de 2025, o Contrato nº 021/2025, cujo objeto consiste na prestação de serviços de digitalização e armazenamento eletrônico de documentos, com fornecimento de solução tecnológica completa, em conformidade com o Decreto Federal nº 10.278/2020 e com o Termo de Referência que instruiu o processo de Dispensa nº DD/2025.017-CMA.

O item 5 do Termo de Referência estabeleceu que a etapa de digitalização física dos documentos deveria ocorrer presencialmente na sede da Câmara, em razão do manuseio direto do acervo documental.

Todavia, após a assinatura do contrato, sobreveio fato superveniente com a comunicação do início da reforma do prédio-sede do Poder Legislativo Municipal, executada por empresa distinta, com cronograma físico-financeiro aprovado pela Administração. A obra alcança diretamente os ambientes onde se encontram o arquivo, o protocolo administrativo e setores que abrigam grande parte dos documentos físicos, tornando inviável a presença de equipes e expondo o acervo a riscos de poeira, ruído, umidade, vibração e deslocamento de materiais.

Além disso, para assegurar a continuidade das atividades administrativas e legislativas, a Câmara alugou provisoriamente um imóvel para funcionamento institucional. Contudo, o referido espaço não possui condições técnicas nem metragem suficiente para comportar todo o acervo de documentos que será objeto da digitalização, diante do volume acumulado ao longo de diversos exercícios legislativos.

Essa limitação estrutural impede a guarda adequada dos documentos na sede provisória e reforça a impossibilidade material de execução presencial da digitalização, conforme originalmente previsto no Termo de Referência.

2. NECESSIDADE DE AJUSTE TEMPORÁRIO DA EXECUÇÃO

Diante do cenário, de reforma estrutural, riscos ao acervo e limitação física da sede provisória, a Administração concluiu pela necessidade de readequação operacional temporária, a fim de:

• evitar a paralisação contratual;

• garantir a continuidade da gestão documental;

• proteger o acervo físico;

• preservar a eficiência e economicidade do contrato.

Assim, a solução tecnicamente mais adequada consiste em autorizar que a contratada execute a etapa de digitalização física em sua própria sede, ou em outro local adequado sob sua responsabilidade, mediante transporte controlado, catalogado e seguro dos documentos.

Esta adequação não implica acréscimo de valor contratual, constituindo apenas alteração de local e metodologia operacional, conforme autoriza o art. 124 da Lei nº 14.133/2021.

O prazo de validade desse ajuste deverá coincidir com o período do cronograma readequado da obra aprovado pela Câmara e executado pela empresa de engenharia.

3. SOLICITAÇÃO FORMAL À CONTRATADA

A Câmara Municipal de Alvorada solicita à empresa JONAS DA SILVA SOUSA FILHO – MEI:

a) a manifestação formal de anuência para que, temporariamente, a etapa de digitalização física seja realizada fora das dependências institucionais, em local seguro disponibilizado pela própria empresa;

b) autorização para formalização de Termo Aditivo, exclusivamente para alterar a forma de execução relativa ao item 5 do Termo de Referência, sem acréscimo de valores;

c) manutenção integral das demais etapas contratuais conforme originalmente previstas (tratamento digital, indexação, validação, armazenamento, disponibilização etc.).

Registra-se que eventual prorrogação de vigência, caso o período de reforma ultrapasse o prazo inicialmente previsto, poderá ser analisada futuramente, inclusive quanto ao compartilhamento proporcional de despesas eventualmente necessárias para guarda externa do acervo.

4. PROVIDÊNCIAS

Solicita-se que a contratada encaminhe resposta formal a este comunicado, possibilitando à Administração a elaboração do respectivo Termo Aditivo e o prosseguimento regular da execução contratual, nos termos da Lei nº 14.133/2021.

Do contrário, caso entenda que tal medida possa comprometer a continuidade dos serviços, e considerando que trata-se de circunstâncias não criada pela contratada, entenderemos a não aceitação em caso sendo.

Alvorada – TO, 29 de agosto de 2025.

DOUGLAS MENGONI DA SILVA, Presidente

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