CÂMARA MUNICIPAL DE ALVORADA

PORTARIA Nº. 142, DE 2 DE JUNHO DE 2.025

 “Dispõe sobre a implantação e regulamentação do sistema de processo eletrônico digital no âmbito do Poder Legislativo Municipal, e adota outras providências”.

O PRESIDENTE DA CÂMARA DO MUNICÍPIO DE ALVORADA, ESTADO DO TOCANTINS, no uso de suas atribuições legais e de confor­midade a Lei Orgânica do Município;

CONSIDERANDO a necessidade de modernização da tramitação de documentos na Administração Pública Municipal, objetivando a diminuição do fluxo de papel, a economia de gastos com transporte e guarda de processos, a fácil rastreabilidade dos documentos, a segurança, a con­fiabilidade e a integridade da informação;

CONSIDERANDO a necessidade de tornar mais efi­ciente a gestão documental, assegurada a integridade, dis­ponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais;

CONSIDERANDO a necessidade de substituir grada­tivamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital;

CONSIDERANDO o interesse em utilizar as ferramen­tas de Tecnologia da Informação e Comunicação como estratégia para desburocratizar a Administração Pública e torná-la mais célere, buscando ganhos de produtividade, redução de despesas e otimização de resultados;

CONSIDERANDO o disposto no artigo 5º da Lei Nº. 14.063, de 23 de setembro de 2020, que incumbe ao titular do Poder ou órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo da prerrogativa de estabelecer o nível míni­mo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e interações com o ente público;

CONSIDERANDO a necessidade de definir norma, ro­tinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico...

R E S O L V E :

Art. 1º. Instituir, no âmbito da Câmara Municipal, o Sistema de Processo Eletrônico Digi­tal, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazena­mento, preservação, segurança, gerenciamento e acesso a documentos e informações em ambiente digital de gestão documental. 

Parágrafo único. As documentações que compõem o processo digital devem utilizar o meio eletrônico na trans­missão, armazenamento, consulta e assinatura eletrônica na forma regulamentada nesta Portaria.

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º. Para fins desta Portaria, considera-se:

I - Juntada por Anexação: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e/ou, nos casos em que couber, tratem do mesmo assunto, devendo ocorrer por meio de evento com a indicação nominal da ex­pressão JUNTADA POR ANEXAÇÃO, linkado ao processo originário ou de apenso/apensado;

II - Juntada por Apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destina­da ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, devendo ocorrer por meio de evento com a indicação nominal da ex­pressão JUNTADA POR APENSAÇÃO, linkado ao processo originário ou de apenso/apensado.

III - Assinatura Digital: assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível, gerada através de chave de acesso com login e senha ou certificado digital, que garanta sua autenticidade, sendo que para todos os efeitos legais, no âmbito da Administração Pública deste órgão, a assinatura cadastrada e assinatura digital têm a mesma validade, po­dendo ser:

a) Por ficha cadastral: baseada em credenciamento prévio de usuário, com utilização de login e senha, aplicada nas tramitações, onde deverá ser criada e autorizada pela autoridade hierárquica da unidade gestora a que pertença o usuário, ou por pessoa devidamente designada;

b) Por Certificação Digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, sendo utilizada somente nos casos em que não for possível ou aceita pela tramitação que tratar o processo – Tribunais e demais órgãos externos.

IV - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento, resultante do acréscimo de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade;

V - Certificado Digital: É um produto que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensa­gem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse docu­mento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Pú­blicas Brasileira - ICP-Brasil;

VI - Documento: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em decorrência do exercício de funções e atividades específi­cas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natu­reza dos documentos;

VII - Documento Digital: é o documento armazena­do sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

VIII- Documento Externo: documento digital de ori­gem externa ao Sistema de Processo Eletrônico utilizado pela municipalidade, não produzido diretamente no siste­ma, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Administração Pública Munici­pal; 

IX - Documento Eletrônico Gerado: documento na­to-digital produzido diretamente no Sistema de Protocolo Eletrônico;

X - Documento Preparatório: documento formal uti­lizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;

XI - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no Sistema de Protocolo Eletrôni­co, quanto à informação neles contida, segundo as seguin­tes regras:

a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usu­ários, inclusive pelo público externo, desde que seja dada essa atribuição na abertura e criação de processo, procedi­mento ou documento eletrônico;

b) Restrito: acesso limitado, disponível apenas para os usuários das unidades em que o processo esteja aberto, esteja tramitando e o autor.

c) Sigiloso: obedece às regras previstas na legislação federal, em especial ao contido na Lei de Acesso a Informação, segundo a classificação dos tipos de sigilo estabelecidos.

XII - Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual de forma a permitir pesqui­sa no conteúdo do texto;

XIII - PDF: documento que objetiva garantir a re­produção fiável do ponto de vista da visualização do do­cumento, e além disso, requer a inclusão da estrutura do documento (o que seria a “rotulagem” do documento), com o objetivo de garantir que o seu conteúdo possa ser pesqui­sável e transformável para outros fins;

XIV - Fechamento de Processo (SOBRESTAMENTO): interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo, devendo ser criado um evento com a descrição Fechamento e a marcação da “flag” correspondente;

XV - Departamento: designação genérica que cor­responde a cada uma das divisões ou subdivisões da estru­tura organizacional do Órgão;

XVI – Departamento Corrente: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de no­vos documentos e tramitação;

XVII - Usuário Interno: qualquer pessoa física que, mesmo transitoriamente ou sem remuneração, exerça, na Administração Pública Municipal, cargo, emprego ou fun­ção pública;

XVIII - Usuário Externo: pessoa física externa à Admi­nistração Pública Municipal que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao Sistema de Protocolo Eletrô­nico para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa física.

CAPÍTULO II

DAS DIRETRIZES E OBJETIVOS

Art. 3º. A implantação do Sistema de Protocolo Ele­trônico atenderá às seguintes diretrizes e objetivos:

I - redução de custos operacionais, financeiros e am­bientais associados à impressão, à entrega e ao armazena­mento de documentos e processos;

II - agilidade na abertura, manipulação, localização, e tramitação de documentos e processos com redução de procedimentos em meio físico;

III - integração com os sistemas da Administração Pública Municipal com o compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acom­panhamento da tramitação ou simples consulta;

IV - garantia da qualidade e confiabilidade dos da­dos e das informações disponíveis, eliminando perdas, ex­travios e destruições indevidas de documentos e processos;

V - aumento da produtividade e da celeridade na tramitação de processos, permitindo e ampliando a gestão do conhecimento através da análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria basea­da em experiência de sucesso;

VI - satisfação do público usuário;

VII - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabi­lidade ambiental e, sempre que possível, de forma padro­nizada;

VIII - imprimir maior eficácia e celeridade aos proces­sos administrativos;

IX - assegurar a proteção da autoria, da autenticida­de, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei fe­deral nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

X - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.

CAPÍTULO III

DA COMPETÊNCIA

Art. 4º. Compete à Procuradoria Geral do Órgão, ou ainda, na ausência deste, ao órgão de Assessoramento Jurídico, de ofício ou a requeri­mento de interessado, mediante decisão fundamentada, restringir o acesso à informação contida nos autos, para fins de proteção baseada no interesse público, necessária à pre­servação da segurança da sociedade e do Estado.

Parágrafo único. São considerados processos de acesso restrito, desde a formalização pelo protocolo, os au­tos que versem sobre pessoas absolutamente incapazes, relativamente incapazes, sindicâncias, processos adminis­trativos disciplinares, informações médicas de pacientes, informações previdenciárias, fiscais e tributárias de indiví­duos, e cujos dados sejam sensíveis a luz da legislação.

Art. 5º. A gestão administrativa e manutenção do Sistema de Protocolo Eletrônico, bem como, a definição de procedimentos de instrução de processo eletrônico com­petem à Presidência da Casa, con­forme disposto no art. 11 desta Portaria.

Parágrafo Único. Cabe ao Presidente da Câmara, ou pessoa delegada, a responsabilidade sobre a infraestru­tura, a definição de políticas de Tecnologia da Informação (TI), a administração do ambiente e a segurança relaciona­da ao Sistema de Protocolo Eletrônico.

Art. 6º. Tendo em vista que a casa não dispõe de corpo técnico suficiente e capaz de suportar a demanda, bem como dada a inexistência de sistema próprio, será contratada empresa do ramo, a qual será investida a competência para administrar o ambiente e a segurança relacio­nada ao Sistema de Processo Eletrônico Digital.

CAPÍTULO IV

DA AUTENTICAÇÃO E CADASTRAMENTO DO USUÁRIO

Art. 7º. Para a prática de atos no Sistema de Processo Eletrônico é obrigatória a autenticação e cadastramento de usuário pelos servidores (funcionários) e pessoas físicas, na condição de usuários externos.

§ 1º. A autenticação de usuário será realizada por meio do Login Único disponibilizado no Portal de Serviços no site da Câmara Municipal, com Login e Senha.

§ 2º. O acesso para as pessoas jurídicas se dará por meio de pessoa física devidamente designada para repre­senta-la por Login e Senha.

§ 3º. O acesso para as pessoas físicas e servidores serão condicionados a outorga da autoridade hierarquica­mente superior, ou por outro devidamente designado para este fim.

§ 4º. A partir do cadastramento do usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre a Adminis­tração Pública Municipal e a entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico.

§ 5°. O cadastramento dos usuários externos é obri­gatório para pessoas físicas ou representantes de pessoas jurídicas que realizem ou tenham interesse em realizar atos meramente administrativos (por exemplo, licitações e con­tratos administrativos).

Art. 8º. É de responsabilidade do cadastrado conferir a exatidão dos seus dados cadastrais e mantê-los atualiza­dos junto ao órgão responsável pela informação, deven­do proceder, imediatamente, à correção ou à alteração dos registros tão logo identifique incorreção ou os dados se tor­nem desatualizados.

Parágrafo único. Eventuais falhas na comunicação de atos oficiais ocorridas em função de informações cadas­trais desatualizadas serão de inteira responsabilidade dos usuários.

Art. 9º. O cadastramento importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrô­nico neste órgão, conforme previs­to nesta Portaria e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:

I - protocolar o processo eletronicamente;

II - acompanhar os processos em que seja autor ou aos quais lhe tenha sido concedido acesso externo;

III - ser intimado ou notificado quanto a atos proces­suais ou para apresentação de

informações ou documentos complementares; e,

IV - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a Admi­nistração Pública Municipal deste órgão.

Art. 10. São da exclusiva responsabilidade do usuá­rio externo:

I - o sigilo dos dados cadastrais, não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido da senha de acesso;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de protocolo e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos cam­pos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;

III - a conservação dos originais em papel de do­cumentos digitalizados enviados por meio do Sistema de Processo Eletrônico Digital até que decaia o direito da Ad­ministração de rever os atos praticados no processo, para que, casos solicitados sejam apresentados à Administração Pública Municipal para qualquer tipo de conferência;

IV - manter atualizados seus dados cadastrais;

V - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais;

VI - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema, considerando-se tempesti­vos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo;

VI - a observância dos relatórios de interrupções de funcionamento previstos no art. 79 desta portaria.

Parágrafo único. A não realização do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do Sistema de Processo Eletrônico Digital ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DO SISTEMA E CREDENCIAMENTO DO USUÁ­RIO

Seção I - Da Gestão do Sistema

Art. 11. A gestão e a manutenção do Sistema de Pro­cesso Eletrônico Digital ficarão a cargo da Presidência da Casa, competindo-lhe:

I - regulamentar os procedimentos de uso do Siste­ma;

II - gerenciar as permissões de acesso;

III - cadastrar e gerenciar usuários;

IV - estabelecer e gerenciar os perfis de acesso;

V - promover a capacitação de servidores;

VI - prestar atendimento aos departamentos usu­ários do Sistema quanto à utilização do mesmo;

VII - publicar a relação de assuntos que serão trata­dos única e exclusivamente por meio do Sistema;

VIII – propor a solução de possíveis problemas técni­cos junto a detentora da ferramenta de software.

Parágrafo único. O presidente indicará 01 (um) servidor como gestor de pro­cessos, ao qual caberá:

I - realizar a definição funcional do processo;

II - orientar usuários quanto à utili­zação do Sistema;

III - encaminhar a empresa responsável pelo sistema as dúvidas não solucionadas internamente, e no caso da fal­ta de suporte comunicar ao Fiscal do Contrato;

IV - solicitar capacitação de usuários à presidência quando necessário;

V - encaminhar solicitação de cadastro de usuários, tipos de documentos e tipos de processos à Presidência;

VI - atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com os parâmetros do Sistema.

Art. 12. Poderão acessar o Sistema os servidores e empregados da Administração cadastrados no Siste­ma de Recursos Humanos.

Parágrafo único: Os prestadores de serviços deverão solicitar o acesso na condição de usuários internos.

Seção II - Do Usuário Interno

Art. 13. O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado com utilização de nome de usuário e senha, apli­cada nas tramitações, onde deverá ser criada e autorizada pela unidade a que pertença o usuá­rio.

§ 1º. O usuário interno poderá ser credenciado em mais de um departamento, desde que seu superior hierárquico autorize a inclusão.

§ 2º. Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de um departamento deverão ser enviados à presidência da casa para autorização.

Art. 14. São responsabilidades do usuário interno:

I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, a alegação de uso in­devido;

 

II - consultar diariamente o Sistema de Processo Eletrônico Digital, a fim de verificar o recebimento de processos admi­nistrativos eletrônicos; e

III - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu credencia­mento no Sistema de Processo Eletrônico Digital, sob pena de responsabilização.

Seção III - Do Usuário Externo

Art. 15. O cadastramento dos usuários externos no Sistema de Processo Eletrônico Digital é obrigatório para pessoas físicas ou representantes de pessoas jurídicas que realizem ou tenham interesse em realizar atos administra­tivos e relações contratuais com a Câmara Municipal.

Art. 16. Poderão ser credenciados como usuários externos do Sistema de Processo Eletrônico Digital na con­dição de interessado que participe ou tenha demanda em processo administrativo na Câmara Municipal:

I - pessoa física;

II - pessoa física que represente pessoa física ou ju­rídica;

III - representante legal de pessoa física ou jurídica.

Parágrafo único. Os usuários externos de que trata o caput credenciados na Câmara Municipal po­derão:

I - encaminhar requerimentos e documentos refe­rentes a questões administrativas;

II - assinar contratos, convênios, acordos e outros ins­trumentos congêneres celebrados com a Câmara Municipal;

III - solicitar vista de documentos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.

Art. 17. O cadastramento do usuário externo do Sistema de Processo Eletrônico Digital será efetivado me­diante preenchimento de formulário disponível no site da Câmara Municipal e aceitando o Termo de De­claração de Concordância e Veracidade.

Art. 18. Havendo indício de irregularidade, a qual­quer momento, o usuário externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastramento desativado.

Art. 19. São de exclusiva responsabilidade do usuá­rio externo do Sistema de Processo Eletrônico Digital:

I - a conservação dos originais em papel dos docu­mentos digitalizados enviados por meio eletrônico até que decaia o direito previsto na Administração Pública Munici­pal de rever os atos praticados no processo, os quais devem ser apresentados à Câmara Municipal para qualquer tipo de conferência quando solicitado.

II - a atualização de seus dados cadastrais;

III - o sigilo da senha relativa à assinatura digital não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

IV - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de protocolo e os constantes do do­cumento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos documentos essen­ciais e complementares;

V - a confecção do(s) despachos e dos demais documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo Sis­tema no que se refere ao formato e ao tamanho dos arqui­vos transmitidos eletronicamente;

VI - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

VII - a consulta periódica ao endereço de e-mail ca­dastrado e aos sistemas, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VIII - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do com­putador utilizado nas transmissões eletrônicas;

IX - a atualização de seus dados cadastrais.

Parágrafo único. O credenciamento de usuário ex­terno é ato pessoal e intransferível e a sua liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processo ad­ministrativo eletrônico na Câmara Municipal e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas.

CAPÍTULO VI

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I - Das Disposições Gerais

Art. 20. Os processos eletrônicos de iniciativa dos próprios servidores serão gerados diretamente na platafor­ma e disponibilizado módulo de consulta externa.

Art. 21. Todos os processos administrativos eletrôni­cos do Sistema de Processo Eletrônico Digital deverão ser classificados com base no Código de Classificação de Docu­mentos de Arquivo da Câmara Municipal, para as atividades-meio e atividades-fim.

§ 1º. A classificação por assunto será automatica­mente inserida conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada, ex­ceto quando o Sistema de Processo Eletrônico Digital apre­sentar mais de uma classificação configurada, caso em que deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demais opções.

§ 2º. Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultativa, uma vez que predomina a classifica­ção atribuída ao processo.

§ 3º. Nos casos de tramitação de processos cuja na­tureza seja para execução orçamentária e licitações, deverá ser aberto o processo, requisição, cotação, autorização de empenho, empenho, liquidação, pagamento, dentre ou­tros, no sistema de gestão pública utilizado pelo município, o qual não óbice em contratar plataforma que integre toda a solução.

§ 4º. Os documentos de que trata o parágrafo ante­rior deverão ser anexados no evento de tramitação em for­mato PDF, com a descrição e nomenclatura correspondente (exemplo: Nota de Empenho nº 9999/AAAA).

Art. 22. Os atos processuais deverão ser realizados exclusivamente em meio eletrônico, exceto quando houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, mediante decisão expressa da autoridade competente.

§ 1º. No caso da exceção prevista no caput, ocorrido por queda de energia elétrica, por exemplo, os atos proces­suais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, po­dendo receber numeração manual sequencial provisória.

§ 2º. Superada a excepcionalidade, o processo deve­rá ser digitalizado, inserido no Sistema de Processo Eletrôni­co Digital para continuidade do trâmite, devendo justificar o ocorrido por meio de certidão assinada por servidor ou autoridade competente.

§ 3º. A ordem de prioridade e cronológica deve ser mantida na situação descrita no caput.

Art. 23. Serão admitidos em suporte físico:

I - documentos administrativos encaminhados por outros órgãos públicos, que ainda não utilizem sistemas/ processos eletrônicos;

II - demais documentos se houver inviabilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo declarada pela au­toridade competente.

Parágrafo único. Somente será considerada indispo­nibilidade ou inviabilidade técnica prolongada a especifica­da através do art. 47 desta Portaria.

Art. 24 Quando admitidos, os documentos de pro­cedência externa recebidos em suporte físico pelo Proto­colo da Câmara Municipal, serão digitalizados e capturados para o Sistema de Processo Eletrônico Digital em sua integridade, observando:

I - a assinatura digital por servidor público represen­ta a conferência da integridade e autenticidade do docu­mento digitalizado.

§ 1º. A conferência prevista no inciso I deste artigo deverá registrar se foi apresentado documento original, có­pia autenticada em cartório, cópia autenticada administra­tivamente ou cópia simples.

§ 2º. Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrati­vamente.

§ 3º. Os documentos em papel cujas dimensões ul­trapassem o tamanho A4, de 210 milímetros por 297 milí­metros, deverão ser submetidos em formato eletrônico em formato PDF (Portable Document Format) pesquisável;

§ 4º. A fim de garantir o atendimento tempestivo de exigências formuladas por intermédio de intimações, no­tificações e comunicados expedidos pela Administração, a fim de garantir o exercício ou a defesa de direitos pelos cidadãos, será autorizado o recebimento de documentos em papel que ultrapassem as dimensões especificadas no § 3º deste artigo, concedendo-se nesta hipótese o prazo de 5 (cinco) dias úteis para saneamento, consistente na subs­tituição do documento protocolizado em papel por docu­mento equivalente em formato eletrônico;

§ 5º. É vedada a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao saneamento de eventuais falhas;

§ 6º. Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada admi­nistrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 7º. No recebimento de documentos de procedên­cia externa em suporte físico, o Protocolo da Câmara Municipal poderá:

I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - receber o documento em papel para posterior di­gitalização, considerando que:

a) Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão, prefe­rencialmente, devolvidos ao interessado ou mantidos sob a guarda da Câmara Municipal, nos termos de sua tabela de temporalidade e destinação;

b) Quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original imediatamente ao interessado e descartando a cópia sim­ples após sua digitalização; e

c) Os documentos em papel recebidos que sejam có­pias autenticadas administrativamente ou cópias simples poderão ser descartadas depois de realizada sua digitaliza­ção e captura para o Sistema de Processo Eletrônico Digital, nos termos do caput e § 1º.

§ 8º. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digi­talização ou captura para o Sistema de Processo Eletrônico Digital do documento recebido, este ficará sob a guarda da Câmara Municipal e será admitida sua tramita­ção física vinculada ao processo eletrônico pertinente.

§ 9º. Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.

Seção II - Do Pedido de Vistas

Art. 25. Os pedidos de vista de processos eletrônicos obedecerão às legislações federais e municipais especificas sobre a matéria.

Parágrafo único. A Procuradoria Geral, ou Assessoria Jurídica, mediante de­cisão fundamentada, restringir o acesso à informação con­tida nos autos, para fins de proteção baseada no interesse público, necessária a preservação da segurança da socieda­de e do Estado.

Art. 26 Quando pertinente, a concessão de vistas será efetivada por usuário interno:

I - da unidade detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;

II - da área responsável regimentalmente pelo pro­cesso, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou,

III - nos casos de intimação, pela unidade que expe­diu a intimação.

Art. 27. O prazo de atendimento dos pedidos de vis­ta ou cópia integral de processo não poderá ser superior a 20 (vinte) dias, prorrogáveis por mais 20 (vinte) dias.

Art. 28. O andamento dos processos públicos e res­tritos poderão ser consultados por meio de pesquisa pro­cessual no sítio da Câmara Municipal na inter­net.

Parágrafo único. O acesso externo de processos, ob­jetivando a visualização de seu conteúdo, apenas ocorrerá por meio do Sistema de Processo Eletrônico Digital.

Seção III - Do Relacionamento, Anexação e Apensação de Processos

Art. 29. O relacionamento de processos, ou proces­so acessório, será efetivado quando houver a necessidade de iniciar um processo vinculado a outro, como exemplo os processos de pagamentos referentes a um processo de compras ou Defesa contra Parecer Prévio de julgamento de contas do chefe do Poder Executivo Municipal.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com a anexação ou apensação, não ha­vendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 30. Somente deve ocorrer a anexação de proces­sos quando pertencerem a um mesmo interessado, trata­rem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

§ 1º. Deverá ser lavrado um “Termo de Juntada por Anexação” que será inserido no processo principal, contendo a indicação do EVENTO próprio, rela­cionado a ocorrência aberta para este fim;

§ 2º. A desanexação de processos somente poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação funda­mentada de Processo ao chefe das unidade administrati­va, assinado por autoridade competente nos autos do pro­cesso principal, a qual deverá ser precedida da inclusão de uma ocorrência com a geração do evento de nomenclatura descritiva própria chamada DESANEXAÇÃO.

Art. 31. Somente deve ocorrer a apensação de pro­cessos quando houver uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, tendo o mesmo interessado ou não, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta.

§ 1º. O processo mais recente será apensado ao mais antigo, replicando o histórico do processo principal no pro­cesso apenso;

§ 2º. Deverá ser lavrado a “Declaração de Juntada por Apensação” que será inserido na última folha do pro­cesso principal;

§ 3º. A desapensação ocorrerá após a decisão final, sendo realizada mediante justificativa da necessidade do procedimento em Termo de Desapensação, após solicita­ção da unidade competente; e

§ 4º. A desapensação ocorrerá antes da transferência do processo ao Arquivo.

Seção IV - Do Arquivamento/fechamento e Do Descarte

Art. 32. O arquivamento e descarte deverá seguir o disposto neste artigo:

I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalida­de quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema;

II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na le­gislação pertinente, com exceção dos casos de devolução imediata dos originais ao usuário externo;

III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Parágrafo único. Os processos que, por sua nature­za, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final de­pois de verificada a extinção da vigência do ato correspon­dente.

Art. 33. Poderão ser criadas, no Sistema de Processo Eletrônico Digital, unidades de fluxo de trabalho não cons­tituídas formalmente na estrutura organizacional, para fins de recebimento e trâmite de processos correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimen­tação, as quais deverão estar vinculadas a uma unidade ad­ministrativa formal, neste caso a Câmara Municipal.

Parágrafo único. A autoridade responsável na uni­dade administrativa deverá formalizar solicitação funda­mentada de criação de unidade de fluxo de trabalho, dire­cionada à Presidência da Casa, e fornecer os nomes dos servidores que nela atuarão.

CAPÍTULO VII

DA ASSINATURA DIGITAL

Art. 34. Documentos nato-digitais ou digitalizados que tenha exigência de assinatura, o usuário externo pode­rá utilizar-se das seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

Parágrafo Único. O disposto neste artigo não se apli­ca às hipóteses legais de anonimato.

Art. 35. Para a tramitação dos processos por parte dos servidores será utilizada a assinatura cadastrada, ou seja, por login e senha.

Art. 36. Quando houver no decorrer do processo atividades decisórias, como por exemplo, a autorização de empenho ou liquidação, este somente se dará por assina­tura eletrônica, em documento produzido diretamente no sistema, ou digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraes­trutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para docu­mentos produzidos fora da plataforma;

Art. 37. As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titu­lar sua guarda e sigilo.

Art. 38. A autenticidade de documentos produzidos no Sistema de Processo Eletrônico Digital pode ser verifica­da em qualquer navegador de internet, mediante a captura do código QR-Cod, ou por meio de link localizado no corpo do documento.

Parágrafo Único: É imprescindível a disponibilidade de sinal de internet para verificação e autenticidade dos documentos produzidos via sistema de Processo Eletrônico Digital.

CAPÍTULO VIII

DO FUNCIONAMENTO E PRAZOS

Seção I - Dos Aspectos Gerais

Art. 39. A inclusão de documentos ou abertura de processos serão registrados automaticamente pelo Proto­colo Central, o qual fornecerá recibo eletrônico de protoco­lo contendo pelo menos os seguintes dados:

I - número do processo correspondente;

II - lista dos documentos enviados com seus respec­tivos números de protocolo;

III - data e horário do recebimento da solicitação;

IV - identificação do signatário.

Art. 40. O direito de prioridade será respeitado com base na data e horário do recebimento da solicitação, regis­trado no recibo eletrônico de protocolo.

Parágrafo Único. Qualquer pessoa poderá requerer consulta ao registro de auditoria que permita verificar a or­dem de protocolização referente ao direito de prioridade, obedecendo aos prazos da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 e obedecendo a legislação municipal.

Art. 41. A definição de digitalização tecnicamente viável de documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema se­rão informados em página própria do órgão, ou no próprio sistema por meio do qual for feito o protocolo.

Parágrafo Único. O Usuário Externo poderá compri­mir os arquivos em formato aceito pelo Sistema de Proces­so Eletrônico Digital de forma a respeitar as definições de tamanho máximo de arquivos.

Art. 42. A utilização de correio eletrônico ou de ou­tros instrumentos congêneres não é admitida para fins de protocolo.

Art. 43. Os requerimentos ou juntadas protocoliza­dos com inobservância do disposto nesta Portaria não ge­rarão qualquer efeito jurídico e não serão conhecidos pela autoridade competente.

Seção II - Da Disponibilidade dos Sistemas

Art. 44. O Sistema de Processo Eletrônico Digital, a ser contratado, deverá ficar disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, inin­terruptamente, respeitado o horário oficial de Brasília-DF, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

Parágrafo único. O horário oficial de Brasília-DF será utilizado como horário padrão para intervalo de funciona­mento do Protocolo Digital, bem como do registro de re­cebimento de dados e documentos protocolizados na Câmara Municipal, desconsiderando fuso horários locais.

Art. 45. As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com 72 (setenta e duas) horas de antecedência em página própria no Portal da Câmara Municipal na internet e realizadas, preferencial­mente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22 (vinte e duas) horas dos domingos ou da 0 (zero) hora às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

Art. 46. Considera-se indisponibilidade dos sistemas a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - consulta aos autos digitais; ou,

II - protocolo através do Sistema de Processo Eletrô­nico Digital.

Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibili­dade do sistema as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comu­nicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário externo.

Art. 47. Será considerada por motivo técnico a indis­ponibilidade dos sistemas quando:

I - for superior a 5 (cinco) horas;

II - ocorrer entre as 23:00 e 23:59:59 do último dia para a prática de atos e/ou cumprimento de prazos pelo usuário externo.

Parágrafo único. A indisponibilidade do sistema de Sistema de Processo Eletrônico Digital por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

Art. 48. Identificada a indisponibilidade do Sistema de Processo Eletrônico Digital por motivo técnico por mais de 24 (vinte e quatro) horas seguidas, o Presidente da Câmara Municipal poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado no Diário Oficial do órgão.

Art. 49. A indisponibilidade dos sistemas definida no art. 46 desta Portaria será atestada por sistema de moni­toramento da Câmara Municipal, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página própria no Portal da Câmara Municipal na internet, devendo conter pelo me­nos as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da in­disponibilidade; e,

II – serviços que ficaram indisponíveis.

Seção III - Dos Prazos e Comunicações Eletrônicas

Art. 50. Os atos praticados em meio eletrônico consi­deram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo Sistema de Processo Eletrônico Digital.

Art. 51. As intimações aos usuários externos cadas­trados na forma desta Portaria ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico, sem pre­juízo do previsto pela legislação vigente.

Art. 52. Os processos administrativos, as juntadas em processos administrativos, e os demais documentos de ori­gem externa e interna destinados à Câmara Municipal, a partir da entrada em vigor desta Portaria, deverão ser protocolizados unicamente via Sistema de Processo Ele­trônico Digital.

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 53. Os departamentos internos e colaboradores terceirizados, devem recusar proces­sos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria.

Art. 54. A Presidência disponibilizará os modelos de documentos necessários para instrumentalizar os procedimentos pertinentes.

Art. 55. O uso inadequado do Sistema de Processo Eletrônico Digital fica sujeito à apuração de responsabilida­de, na forma da legislação em vigor.

Art. 56. Os processos físicos tramitarão em conjunto com os processos digitais até sua digitalização definitiva.

Art. 57. Casos omissos relativos ao Sistema de Pro­cesso Eletrônico Digital serão tratados pela Procu­radoria Geral do Órgão, ou Assessoria Jurídica.

Art. 58. Casos omissos relativos à Autenticação e Cadastramento de Usuários serão tratados pela Procu­radoria Geral do Órgão, ou Assessoria Jurídica.

Art. 59. O disposto nesta Portaria não se aplica à co­municação ou intimação de atos oficiais oriundos de outros órgãos e entidades do Poder Público.

Parágrafo único. Caberá ao protocolo da Unidade Administrativa, após o recebimento dos documentos de que trata o caput, autuá-los em formato eletrônico e enca­minhá-los a quem de destino.

Art. 60. O processo de contratação da tecnologia para o Sistema de Processo Eletrônico Digital, deverá prevê, dentre outras vertentes, as condições e obrigações para a disponibilização dos dados de migração e transferência, em caso de interrupção contratual e/ou encerramento de contrato em decorrência da troca de sistemas.

Art. 61. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário

Gabinete do Presidente da Câmara Municipal de Alvorada, Estado do Tocantins, aos 2 dias do mês de junho de 2025.

DOUGLAS MENGONI, Presidente da Câmara